PLN Nusantara Power UP Brantas - Vehicle Management System
Pengembangan aplikasi Manajemen Permintaan Kendaraan Dinas untuk PLN Nusantara Power UP Brantas sebagai solusi terpadu pengajuan, persetujuan, penugasan, dan pelaporan penggunaan kendaraan dinas. Aplikasi ini menggantikan penggunaan formulir manual (Form A dan Form B) yang sebelumnya diisi, ditandatangani, dan didistribusikan secara fisik, sehingga seluruh proses menjadi digital, terdokumentasi, dan mudah ditelusuri. Sistem dirancang untuk mempercepat alur permintaan kendaraan, memperjelas tanggung jawab persetujuan dan penugasan driver, serta menyediakan riwayat perjalanan dan laporan penggunaan kendaraan yang rapi dan siap audit di lingkungan UP Brantas.
The Challenge
Sebelum proyek ini, UP Brantas menghadapi beberapa kendala utama dalam pengelolaan permintaan kendaraan dinas:
- • Proses pengajuan masih mengandalkan Form A dan Form B manual (kertas/scan), sehingga rawan hilang, sulit dilacak, dan memakan waktu untuk distribusi dan arsip.
- • Status permintaan (diajukan, disetujui atasan, menunggu pool, selesai) tidak terlihat secara real-time, baik bagi pemohon, atasan, maupun admin pool.
- • Penugasan driver dan kendaraan sering dikoordinasikan melalui komunikasi terpisah (chat/telepon), sehingga informasi tersebar dan sulit dikonsolidasi.
- • Riwayat perjalanan dan laporan biaya (BBM, tol, parkir, kilometer) tidak terpusat, menyulitkan rekap dan pelaporan periodik.
- • Tidak ada satu sistem yang menyatukan alur: pemohon → atasan → pool/admin → driver → pelaporan, dengan jejak persetujuan yang jelas.
PLN UP Brantas membutuhkan solusi digital yang stabil, aman, dan terintegrasi untuk menggantikan formulir manual, sekaligus meningkatkan transparansi dan kecepatan layanan transportasi internal.
Our Solution
Kami merancang dan membangun aplikasi web Manajemen Permintaan Kendaraan Dinas dengan modul-modul utama berikut:
- • Permintaan Kendaraan Dinas (Request Kendis): Form digital untuk pengajuan permintaan kendaraan (tujuan, kegiatan, tanggal berangkat/kembali, jam berangkat, atasan terkait). Nomor dan status permintaan tercatat otomatis dan dapat dipantau pemohon kapan saja.
- • Validasi Berjenjang & Pool Management: Atasan melakukan persetujuan atau penolakan permintaan langsung di sistem, menggantikan alur tanda tangan manual di Form A/B. Admin/petugas pool melihat daftar permintaan yang sudah disetujui, lalu melakukan penugasan driver dan kendaraan sesuai kebutuhan operasional.
- • Penugasan Driver & Pelaporan Perjalanan: Driver memiliki tampilan khusus untuk melihat penugasan perjalanan yang telah disetujui dan dialokasikan oleh pool. Setelah perjalanan, driver mengisi laporan digital (BBM, parkir, tol, odometer, jam berangkat/kembali, data kendaraan) sebagai pengganti Form B manual.
- • Pelaporan & Rekap Data: Modul Pelaporan memungkinkan admin/superuser memfilter laporan berdasarkan rentang tanggal untuk melihat riwayat perjalanan dan biaya terkait. Data dapat diekspor untuk kebutuhan rekap, pelaporan internal, dan analisis lanjutan.
- • Manajemen Pengguna & Hak Akses: Sistem multi-level user (staff/pemohon, managers, pool-managers, admin, driver, superuser) dengan menu dan akses fitur yang berbeda sesuai peran. Admin dapat menambah pengguna baru, mengatur role, serta membantu proses reset password melalui sistem.
- • Notifikasi & Kontrol Operasional: Notifikasi internal untuk memberitahu pihak terkait ketika ada permintaan baru, permintaan disetujui/ditolak, penugasan driver, dan status lain yang krusial. Fitur maintenance mode memungkinkan sistem dikunci sementara dan mengarahkan semua user ke halaman 'Under Maintenance' agar proses operasional IT lebih aman dan terkontrol.
Dengan modul-modul tersebut, proses manual berbasis Form A dan B digantikan oleh alur digital end-to-end yang lebih cepat, transparan, dan mudah diaudit. Penghapusan penggunaan Form A dan B manual melalui digitalisasi penuh proses permintaan, persetujuan, penugasan, dan pelaporan. Waktu siklus permintaan kendaraan berkurang karena status dapat diikuti real-time oleh pemohon, atasan, pool, dan driver. Jejak persetujuan tercatat rapi sehingga meningkatkan akuntabilitas dan kemudahan audit. Budaya kerja bergeser dari pengelolaan berbasis kertas dan chat ad-hoc menuju proses terstandar dan berbasis data di lingkungan PLN Nusantara Power UP Brantas.